Inleiding
Je kunt als werkgever gemakkelijk het verzuim van je werknemers in één keer importeren door de gegevens van je werknemers in een klaargezet Excel document in te voeren. Dit Excel-bestand heet Verzuim import V1 en kun je vinden op dezelfde plek als waar je het bestand kunt uploaden. Er zijn een aantal vereisten aan het bestand:
- Je moet de indeling van het bestand aanhouden.
- De verplichte velden moeten ingevuld zijn. Dit zijn Intern nummer en Eerste ziektedag.
- Het bestand dat je upload mag niet beschermd zijn door een wachtwoord.
- Iedere Excel-regel staat voor 1 verzuimverloopregel in een dossier. Dit kan dus óf een ziekmelding betreffen óf een gedeeltelijk herstelmelding óf een volledig hersteld melding. Let op: een ziekmelding en hersteld melding kan dus nooit op 1 regel!
- Meldingen dienen in chronologische volgorde te worden ingevuld.
- Het bestand mag maximaal 250 regels bevatten.
Waar vind ik het Excel bestand?
Als u inlogt zie je rechts bovenin 5 ronde icoontjes. Wanneer je op het tandwieltje/radertje klikt kom je bij Instellingen. Klik op de onderste optie gegevens import. Kies vervolgens Verzuim wanneer je via een Excel bestand wil uploaden.
Rechts worden de beschikbare sjablonen getoond onder het gelijknamige kopje Beschikbare sjablonen. Wanneer je daaronder het sjabloon (blauw) aanklikt wordt die automatisch gedownload.
Hieronder wordt het Excel bestand verder toegelicht
Voorbeeld van een gevulde importsheet:
- Intern nummer (rood in screenshot)
- Dit is het Personeelsnummer van de medewerker. Deze is te vinden bij de werknemersinformatie van de medewerker.
- Eerste ziektedag (groen in screenshot)
- Dit is de eerste ziektedag van de medewerker. Als er meerdere verzuimverloopregels moet worden toegevoegd in een dossier dient de eerste ziektedag hetzelfde gehouden worden, zie ook de eerste drie regels van gevulde importsheet.
- Er hoeft geen rekening gehouden te worden met een samengesteld dossier ja of nee. Bij de eerste ziektedag dient gewoon de eerste ziektedag van de betreffende melding ingevuld te worden. (zie regel 5 in screenshot). BlueVi registreert dit automatisch in het juiste dossier en maakt het samengesteld.
- Datum gemeld (oranje in screenshot)
- Dit is de datum waarop de melding van het verzuim is gedaan.
- Datum wijziging ziekteverloop (paars in screenshot)
- Indien een wijziging in het ziekteverloop optreedt dient hier de datum van deze wijziging ingevuld te worden. Dit dient gedaan te worden tot en met de herstelmelding, zie ook regel 4 in het screenshot.
- Datum herstel (blauw in screenshot)
- Indien een herstelmelding wordt ingevoerd dient naast kolom Datum wijziging óók de kolom Datum herstel gevuld te worden met de datum van herstel.
- In kolom Percentage ziek dient dan 0 ingevuld te worden.
- Ongeval codes (geel in screenshot):
- Indien er sprake is van een Ongeval dient deze kolom gevuld te worden met een van onderstaande codes:
- 1: Privé
- 2: Privé met aansprakelijke
- 3: Arbeidsongeval
- 4: Arbeidsongeval met aansprakelijke
- 5: Combinatie
- 6: Onbekend
- Indien er sprake is van een Ongeval dient deze kolom gevuld te worden met een van onderstaande codes:
- Vangnet codes (geel in screenshot)
- Indien er sprake is van Vangnet dient deze kolom gevuld te worden met een van onderstaande codes:
- 1: Beschikking
- 2: Bijzonder dienstverband
- 3: Ziek tgv zwangerschap
- 4: Niet gespecificeerd
- 5: Ziek tgv bevalling
- Indien er sprake is van Vangnet dient deze kolom gevuld te worden met een van onderstaande codes:
- Percentage ziek (zwart in screenshot).
- Hier dient het ziektepercentage ingevuld te worden. Indien de regel een herstelmelding betreft dient hier 0 ingevuld te worden.
Hoe importeer ik het Excel bestand?
Wanneer je het verzuim hebt ingevuld in je Excel-importbestand kun je het verzuim importeren. Ga hiervoor naar instellingen, gegevens import, verzuim zoals beschreven onder het kopje 'Waar vind ik het Excel bestand?'.
- Kies onder import sjabloon het sjabloon dat je gevuld hebt, in dit geval Verzuim import V1.
- Klik op bestand kiezen om vervolgens uw importsheet te selecteren.
- Kies de toepasselijke opties
- Verzuim toevoegen: hiermee voegt je het verzuim toe dat nog niet in BlueVi geregistreerd was. Verzuim dat al in BlueVi stond en die ook in het importsheet staan worden niet dubbel toegevoegd.
- Verzuim wijzigen: hiermee wordt het verzuim wat in BlueVi staat gewijzigd naar wat er in de importsheet staat.
- Importeren: Klik rechtsonder op Importeren om de importsheet te uploaden. Let op: indien er veel gegevens zijn ingevuld kan het uploaden enige tijd duren. De browser geeft in de tussentijd aan dat de pagina geladen wordt.
- Na het uploaden van de importsheet wordt er een overzicht getoond van resultaten. Indien hier groene regels getoond worden is de import goed verlopen, indien hier rode regels getoond worden is er een fout opgetreden bij de import. Onder Bericht wordt meer informatie getoond aangaande de geïmporteerde regel.
Resultaat in BlueVi
In BlueVi zal het verzuimverloop van medewerker met personeelsnummer 1 uit bovenstaande voorbeeld er na importeren als volgt uitzien: