Inleiding
Je kunt als werkgever gemakkelijk je medewerkers in één keer importeren door de gegevens van je medewerkers in te vullen in een Excel-bestand, ook wel importsheet genoemd. Volg hiervoor de onderstaande stappen.
Indien je slechts een klein aantal medewerkers wilt toevoegen kunt je deze gegevens direct in BlueVi invoeren. Hiervoor volg je de stappen op deze pagina.
Organisatiestructuur
Wanneer je via een importbestand je medewerkers in BlueVi importeert is het noodzakelijk om ook aan te geven tot welke organisatorische eenheden de medewerkers behoren en dat deze overeenkomen met de organisatorische eenheden zoals je die hebt ingericht, dit dien je in te vullen in de kolommen OE code en OE naam in de importsheet.
Waar vind ik deze gegevens?
Hiervoor kunt je in BlueVi links voor Organisatiestructuur kiezen.
Hier vind je de verschillende Organisatorische Eenheden, de namen van deze OE's heb je nodig voor de kolom OE naam. Ook kun je hier vinden welke code deze Organisatorische Eenheden hebben, hiervoor klik je rechts op het tandwiel en dit wordt getoond Deze gegevens heb je nodig voor het vullen van kolommen OE code en OE naam van de importsheet.
Wat moet ik doen wanneer ik geen Organisatiestructuur zie?
Indien er nog geen Organisatiestructuur is ingevuld kun je deze toevoegen. Hiervoor volg je de stappen op deze pagina.
Waar vind ik het Excel-bestand?
Als je inlogt zie je rechts bovenin 5 ronde icoontjes. Wanneer je op het tandwieltje/radertje klikt kom je bij Instellingen. Klik op de onderste optie Gegevens import en kies vervolgens voor Werknemers.
Rechtsboven kies je onder Beschikbare sjablonen voor Werknemer import V1. Wanneer je hier op klikt wordt de importsheet automatisch gedownload.
Na het downloaden open je het bestand en kun je het bestand vullen met de gegevens van je medewerkers.
N.B. Er zijn een aantal vereisten aan het bestand:
- Je moet de indeling van het bestand aanhouden.
- De opmaak dient niet aangepast te worden.
- De verplichte velden moeten allen ingevuld zijn.
- Tabblad 'Blad2' dient verwijderd te worden alvorens u het bestand importeert.
- Het bestand wat je importeert mag niet beschermd zijn door een wachtwoord.
Hoe importeer ik mijn medewerkers?
Wanneer je de organisatorische eenheden hebt ingericht en je Excel-importbestand hebt gevuld is het belangrijk om tabblad 'Blad2' te verwijderen alvorens je tot importeren overgaat. Sla na het verwijderen van 'Blad2' het document op. Je kunt nu overgaan tot het importeren van het importbestand. Ga hiervoor naar Instellingen, Gegevens import, Werknemers zoals beschreven onder het vorige kopje.
- Kies onder import sjabloon het sjabloon wat je gevuld heeft.
- Klik op bestand kiezen om je importsheet te uploaden.
- Kies de toepasselijke opties
- Werknemers toevoegen: hiermee voegt u de werknemers die nog niet in BlueVi stonden toe. Werknemers die al in BlueVi stonden en die ook in het importsheet staan worden niet dubbel toegevoegd mits je de personeelsnummer gelijk houdt. Mocht je een nieuw dienstverband willen toevoegen kun je de kolom Medewerker sleutel gebruiken; indien deze hetzelfde wordt gehouden kan in een extra regel een dienstverband worden toegevoegd.
- Werknemers wijzigen: hiermee worden de werknemers die in BlueVi staan gewijzigd naar wat er in de importsheet staat
- Simuleer import: hiermee kun je controleren of de import goed gaat of dat er iets in het bestand nog aangepast moet worden. Let op: hiermee importeer je dus niet daadwerkelijk, maar wordt dit gesimuleerd. Na klikken op Importeren wordt een overzicht getoond wat er zou gebeuren als je deze importsheet zou importeren. Na de simulatie kun je overgaan op daadwerkelijk importeren door Simuleer import uit te vinken.
- Klik op importeren, rechts onderin, om de importsheet te uploaden.