Inleiding
In dit artikel leer je hoe je verzuimdossiers binnen BlueVi kunt koppelen om een efficiënte afhandeling te garanderen. We bespreken de rol van hoofd- en volgdossiers en lichten toe welke instellingen en rechten noodzakelijk zijn voor verschillende gebruikersrollen binnen je organisatie. Let erop dat volgdossiers uitsluitend worden gecreëerd als er een actieve koppeling is tussen een bronsysteem en BlueVi.
Toelichting en instructie
Definitie en doel:
Hoofd- en volgdossiers: In situaties waarin een werknemer meerdere dienstverbanden heeft, worden dossiers onderscheiden in hoofd- en volgdossiers. Het dienstverband met het meeste aantal FTE (Full-Time Equivalent) wordt aangemerkt als het hoofddossier, wat de centrale verantwoordelijkheid voor het verzuimbeheer waarborgt. Volgdossiers zijn herkenbaar aan een zwarte ster en dienen als aanvullende informatiebronnen.Instellen van hoofd- en volgdossiers:
- Dienstverband met meeste uren: Het dienstverband met de meeste uren wordt gekozen als hoofddossier.
- Startdatum voorrang: Indien de uren gelijk zijn, krijgt het dossier met de vroegste startdatum prioriteit.
- Dossierstatus: Een openstaand dossier heeft voorrang op een gesloten dossier wanneer de inhoud vergelijkbaar is.
Configuratie van dossierkoppelingen:
Het is essentieel dat de koppeling vanuit het bronsysteem naar BlueVi correct is geconfigureerd, zodat dossiers nauwkeurig in kaart worden gebracht en volledig functioneel zijn binnen het systeem.Taakbeheer en verantwoordelijkheid:
Taken voor verzuimbeheer worden getriggerd in het hoofddossier. De leidinggevende van het hoofddossier is verantwoordelijk voor het volledige verzuimdossier, wat zorgt voor een gecoördineerde aanpak en duidelijke verantwoordelijkheid.Rechten en instellingen:
Rollen zoals die van beheerder of gebruiker moeten nauwkeurig worden ingesteld. Deze rollen bepalen de toegang tot dossierbeheeropties en maken benodigde wijzigingen in dienstverbanden mogelijk.
Voorbeeldscenario
Stel, een werknemer heeft verzuim over twee dienstverbanden: één van 32 uur per week en één van 16 uur per week. Het dienstverband van 32 uur per week zal worden toegewezen als het hoofddossier. Dit zorgt voor duidelijkheid in taakverantwoordelijkheid en faciliteert een geïntegreerde managementaanpak.