Inleiding
Dit artikel beschrijft hoe je standaard e-mailsjablonen kunt instellen voor consistente communicatie binnen je organisatie of naar werkgevers. Met behulp van placeholders kan data automatisch worden ingevuld in de e-mails, zoals de verzuimmeldingsdatum van een medewerker.
Belangrijke punten:
- Gebruik van placeholders om data automatisch toe te voegen.
- Mogelijkheid om sjablonen in verschillende categorieën te ordenen, zoals Medisch, Verzuim en Signaal.
- Sjablonen worden beheerd via het Adminportaal.
Stappenplan/Oplossing
- Navigeer naar het Adminportaal
- Ga naar Adminportaal > Sjablonen > Document en klik op Toevoegen.
- Ga naar Adminportaal > Sjablonen > Document en klik op Toevoegen.
- Sjablooninstellingen invullen
- Naam: Vul een duidelijke naam in voor het sjabloon.
- Werkgeverselectie: Selecteer de werkgever die het sjabloon kan gebruiken.
- Type: Selecteer het type sjabloon.
- Categorie: Kies een sjablooncategorie.
- Werkgeverindeling (optioneel): Kies een indeling als dat nodig is.
- Bijlage: Als er een document bij het e-mailbericht moet worden gevoegd, selecteer deze hier.
- Categorie Opties selecteren
- Kies een of meerdere opties die van toepassing zijn op het sjabloon:
- Medisch: Voor gebruik in medische dossiers.
- Verzuim: Voor gebruik in verzuimdossiers.
- Signaal: Voor koppeling aan signalen.
- Kies een of meerdere opties die van toepassing zijn op het sjabloon:
- Sjabloonopmaak en Placeholders
- Gebruik opmaakopties om het sjabloon op te maken.
- Klik op een placeholdergroep en selecteer de juiste placeholder om variabelen in te voegen, bijvoorbeeld de 'Verzuimmeldingsdatum'.
- Opslaan
- Klik op Opslaan om het sjabloon en de instellingen te bewaren.
Voorbeeldscenario's
- Medisch dossier sjabloon: Voor standaardmeldingen over medische gegevens.
- Verzuimdossier sjabloon: Voor het informeren van betrokkenen over verzuimmeldingen.
- Signaal sjabloon: Voor automatische meldingen die gekoppeld zijn aan bepaalde signalen binnen het systeem.
Conclusie
Het inrichten van standaard e-mailsjablonen zorgt voor eenheid in communicatie en maakt gebruik van data via placeholders voor gepersonaliseerde berichten. Door het volgen van dit stappenplan kunnen beheerders eenvoudig nieuwe sjablonen opzetten en aanpassen via het Adminportaal.