Inleiding
Een welkomst e-mail wordt automatisch verzonden naar nieuwe gebruikers. Beheerders kunnen een specifiek welkomst e-mailsjabloon aanmaken voor werkgevers binnen bepaalde samenwerkingsverbanden of voor individuele werkgevers. Indien er geen sjabloon is ingesteld, ontvangt de gebruiker een standaard e-mail vanuit BlueVi met hun gebruikersnaam en de mogelijkheid om een wachtwoord aan te maken.
Belangrijke punten:
- Welkomst e-mails kunnen gepersonaliseerd worden met sjablonen.
- Standaard e-mail wordt verzonden als er geen sjabloon is aangemaakt.
- Belangrijke placeholders kunnen worden gebruikt om de e-mail te personaliseren.
Stappenplan/oplossing
Navigeer naar de sectie Welkomst E-mail
- Ga naar Adminportaal > Sjablonen > Welkomst e-mail en klik op Toevoegen.
- Selecteer een samenwerkingsverband
- Kies een samenwerkingsverband, zodat het sjabloon naar alle gebruikers van de gekoppelde werkgevers wordt verzonden.
- Indien geen samenwerkingsverband
- Selecteer een specifieke werkgever waaraan het sjabloon moet worden verstuurd als er geen samenwerkingsverband is gekozen.
- Activeer het sjabloon
- Het sjabloon is standaard actief.
- Optie 'Met snelgids'
- Vink de optie 'Met snelgids' aan om de snelgids als bijlage mee te sturen.
- Vul de sjabloonnaam in
- Deze naam wordt ook gebruikt als onderwerpregel voor de e-mail.
- Selecteer een bijlage (indien nodig)
- Als er een document meegestuurd moet worden, selecteer dit document.
- Opmaak van het sjabloon
- Gebruik de opmaakmogelijkheden om het sjabloon te ontwerpen.
- Plaatsen van placeholders
- De placeholders zijn gegroepeerd. Klik op een groep om de inhoud te zien en selecteer de gewenste placeholder.
- Voeg de placeholder toe
- Opslaan
Handige Placeholders
Hieronder vind je enkele nuttige placeholders voor de welkomst e-mail:
| Placeholder Groep | Placeholder | Toelichting |
|---|---|---|
| Gebruikers | Aanhef | Gegevens uit Werkgeversbeheer |
| Voorletters | Gegevens uit Werkgeversbeheer | |
| Tussenvoegsel | Gegevens uit Werkgeversbeheer | |
| Achternaam | Gegevens uit Werkgeversbeheer | |
| Voorkeur naamgebruik | Gegevens uit Medewerkergegevens | |
| Gebruikersnaam | ||
| Welkomst e-mail | Wachtwoord knop (BlueVi) | Knop om het wachtwoord aan te maken |
| Partnernaam | Opgegeven naam bij BlueVi |
Voorbeeldtekst Welkomst E-mail
Hier is een voorbeeldtekst die kan worden gebruikt voor de welkomst e-mail. Tekst in het rood moet worden aangepast aan de specifieke situatie.
Beste [[GEBRUIKER_GESLACHT_AANHEF]] [[GEBRUIKER_VOORLETTERS]] [[GEBRUIKER_VOORKEUR_NAAMGEBRUIK]],
Hierbij ontvangt u uw gebruikersnaam voor BlueVi, het verzuimregistratie- en communicatiesysteem van uw werkgever [[WERKGEVER_NAAM]] en arbodienstverlener [[WELCOME_EMAIL_PARTNER]].
Uw gebruikersnaam is: [[GEBRUIKER_GEBRUIKERSNAAM]]
Klik op onderstaande button om uw wachtwoord aan te maken. LET OP! Deze link is slechts 24 uur actief.
[[WELCOME_EMAIL_BUTTON]]
Wanneer het wachtwoord is aangemaakt, kunt u voortaan deze link gebruiken om in te loggen. Voor een optimale werking gebruikt u bij voorkeur Google Chrome.
Met vriendelijke groet,
Naam afzender
[[WELCOME_EMAIL_COPY_RIGHT]]
Conclusie
Het opstellen van een welkomst e-mail met een sjabloon zorgt voor een professionele en uniforme communicatie met nieuwe gebruikers. Door gebruik te maken van placeholders kan de e-mail gemakkelijk gepersonaliseerd worden, wat de gebruikerservaring verbetert.