Medewerkers importeren

Inleiding

Werkgevers kunnen medewerkersgegevens eenvoudig importeren door deze in een importsheet (Excel-bestand) in te vullen. Er zijn enkele eisen aan deze sheet verbonden om ervoor te zorgen dat de gegevens correct en zonder fouten in BlueVI worden ingevoerd.

Belangrijke eisen voor het importeersheet:

  1. Bestandsindeling: De kolommen in het bestand moeten in hun oorspronkelijke volgorde blijven, zonder wijzigingen.
  2. Opmaak: De opmaak van de sheet mag niet worden aangepast.
  3. Verplichte Velden: Alle verplichte velden (gemarkeerd met een groene kop) moeten worden ingevuld. Het is ook aan te raden zoveel mogelijk niet-verplichte velden in te vullen.
  4. Wachtwoordbescherming: Het bestand mag niet met een wachtwoord beveiligd zijn.

Zorg ervoor dat de gegevens correct zijn; onjuist ingevulde sheets kunnen leiden tot fouten tijdens het importeren.

Belangrijke kolommen:

  • Organisatiestructuur: Vul de OE-code en OE-naam in voor de organisatorische eenheden waartoe medewerkers behoren.
  • Burgerservicenummer (BSN): Hoewel niet verplicht (witte kop), is het aanbevolen om het BSN in te vullen, vooral voor UWV-documenten.
  • Geslacht en andere Opties: Vooraf gedefinieerde opties zijn beschikbaar op blad 2, zoals geslacht (man/vrouw), aanhef, nationaliteit, enz.
  • Dienstverband: Niet verplicht, maar noodzakelijk voor een succesvolle import. Gebruik nummering voor meerdere dienstverbanden.
    0
  • Loonheffingennummer: Vul dit in indien nodig; laat leeg als het niet relevant is voor verzuim.

Tips voor gegevensinvoer:

  • Vul zoveel mogelijk gegevens in, waaronder BSN, aanhef, naamvoorkeur, voornaam, mobiel nummer, e-mailadres, en soort dienstverband, om het systeem optimaal te benutten.

Instructies voor importeren

  1. Navigeren naar Gegevensimport

    • Ga naar het Adminportaal > Werkgeversbeheer > Gegevensimport > Werknemers.
  2. Kies het juiste bestand en wat je wilt doorvoeren.

  3. Vink "toevoegen en/of wijzigen" aan.

  4. Kies "simuleer import" om de uitkomst van het bestand eerst te controleren.


Na de simulatie worden eventuele fouten weergegeven. Corrigeer deze en voer de import opnieuw uit.

Conclusie

Een correcte import van medewerkersgegevens in BlueVI zorgt voor een efficiënte en nauwkeurige gegevensintegratie, wat essentieel is voor een goed functionerend systeem.

Was dit artikel nuttig?
Aantal gebruikers dat dit nuttig vond: 0 van 0