Het op orde hebben van bewaartermijnen verkleint het risico op overtredingen en boetes. Als Visma Verzuim willen we je daar graag bij helpen. De komende periode voeren we binnen BlueVi een aantal verbeteringen door in de bewaartermijnenfunctionaliteit. Deze aanpassingen zijn erop gericht om het beheer van bewaartermijnen te vereenvoudigen, gebruiksvriendelijker te maken en beter aan te sluiten op de AVG-richtlijnen.
Waarom is dit belangrijk?
Het correct registreren en up-to-date houden van bewaartermijnen is essentieel voor een goede naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Organisaties zijn verplicht persoonsgegevens niet langer te bewaren dan noodzakelijk. BlueVi ondersteunt jou in deze verantwoordelijkheid met slimme en flexibele functionaliteit voor bewaartermijnenbeheer.
Wat wordt er gewijzigd binnen BlueVi?
De belangrijkste wijzigingen:
1. Verbeterd bewaartermijnenoverzicht
Het vernieuwde overzicht maakt het mogelijk om dossiers handiger te beheren.
- Nieuwe filter- en zoekmogelijkheden: Je kan nu eenvoudig filteren en zoeken op basis van:
- Type dossier
- Werkgever
- Naam medewerker
- Personeelsnummer
- Geavanceerde dossierweergave: Dossiers worden per medewerker getoond, met de optie om in één keer alle dossiers van een medewerker te verwijderen, wat tijd en moeite bespaart.
2. Flexibele configuratie van bewaartermijnen
Naast de verbeterde gebruikerservaring in het bewaartermijnenoverzicht van BlueVi, introduceren we een flexibele manier om bewaartermijnen te configureren. Dossiers kunnen verwijderd worden op basis van volgende specifieke triggers die zijn in te stellen in het Admin-portaal:
Trigger:
- Niet-medische dossiers (Werknemer in BlueVi):
- Einde dienstverband
- Einde dossier
- Medische dossiers (Medisch in BlueVi)
- Laatste bewerking
Tijdseenheid:
- Aantal jaren: Je kan vanaf nu gemakkelijk de bewaartermijn specificeren in termen van het aantal jaren dat aangehouden moet worden.
Deze afwijkende instellingen gelden voor alle bestaande en toekomstige dossiers waarop de wijziging van toepassing is. Dossiers die door een gebruiker reeds zijn uitgesteld worden niet meegenomen: de uitgestelde datum blijft van toepassing.
3. Standaardinstellingen bewaartermijnen geoptimaliseerd
De standaard bewaartermijnen worden in BlueVi gewijzigd conform de laatste inzichten in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het wijzigen van deze standaard gaan we op korte termijn doorvoeren. We houden je hiervan op de hoogte.
4. Uitbreiding voor dossiers waarin sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen
Medische gebruikers kunnen aangeven dat een medewerker is blootgesteld aan gevaarlijke stoffen. Voor deze dossiers geldt een bewaartermijn van 40 jaar in plaats van 20 jaar, conform de wettelijke verplichting. Deze uitbreiding zal in een latere release beschikbaar komen
Planning
Release woensdag 25 juni 2025
- De verbetering van het bewaartermijnenoverzicht (1)
Een van de volgende releases:
- De mogelijkheid tot configuratie in het Admin portaal (2)
- Het doorvoeren van de standaard bewaartermijnen (3)
- Uitbreiding voor dossiers waarin sprake is van blootstelling aan gevaarlijke stoffen (4)