Als licentiehouder van BlueVi Inkomen is het gemakkelijk mogelijk om het salarispakket NMBRS te koppelen. In deze handleiding worden de stappen beschreven die voltooid dienen te worden om de koppeling succesvol te implementeren.
Instellingen NMBRS
NMBRS kan op meerdere manieren ingericht worden. Twee voorbeeldsituaties zijn: per werkgever of voor een geheel kantoor (salarisverwerker). De salarisverwerker (administratiekantoor in BlueVi Inkomen) bepaalt welke werkgevers beschikbaar zijn in de koppeling. Wij adviseren om enkel de werkgeversdata te verzenden die expliciet een aanvraag op de koppeling hebben gedaan. Wanneer namelijk ‘alle’ werkgevers via de koppeling verzonden worden door de salarisverwerker, dan loopt de salarisverwerker het risico om meer werkgevers zichtbaar te maken dan klant zijn binnen de volmacht. De datakwaliteit is een verantwoordelijkheid van de licentiehouder van BlueVi Inkomen.
Vanuit NMBRS heeft BlueVi Inkomen de volgende gegevens nodig: - Token - Inlognaam (e-mailadres) Voor het aanmaken van een token in NMBRS zie:
https://support.nmbrs.nl/hc/nl/articles/115003926251-Nmbrs-koppelen-via-een-API-token
Controlepunten salariskoppeling:
Voor een werkende salariskoppeling moet in het salarispakket de bedrijfsnaam exact kloppen zoals het ook in VDD staat, inclusief de juiste schrijfwijze van “B.V.” (met puntjes).
Ook moet het KvK nummer zijn gevuld.
Als dit niet juist is ingevuld, kan de koppeling niet (goed) tot stand komen.
Instellingen van de koppeling
Hieronder ziet u de technische gegevens die nodig zijn om de koppeling functionerend te krijgen. Zonder deze instellingen kan de werking van de koppeling niet gegarandeerd worden.
| Web Service | Methode | Reden |
|---|---|---|
| DebtorService.asmx | Environment_Get | |
| CompanyService.asmx | List_GetAll | Gekoppelde bedrijven ophalen |
| CompanyService.asmx | WageModel_GetWageCodes | Per bedrijf een code lijst |
| CompanyService.asmx | WageComponentFixed_GetCurrent | Per bedrijf een lijst met vaste looncomponenten |
| CompanyService.asmx | WageComponentVar_GetCurrent | Per bedrijf een lijst met variabele looncomponenten |
| CompanyService.asmx | Schedule_GetCurrent | Per bedrijf de werkdagen |
| CompanyService.asmx | Address_GetCurrent | Huidige adres van het bedrijf |
| EmployeeService.asmx | List_GetByCompany | Medewerkers van het bedrijf |
| EmployeeService.asmx | Employment_GetAll_AllEmployeesByCompany | Dienstverbanden per bedrijf |
| EmployeeService.asmx | Salary_GetAll_AllEmployeesByCompany | Salarissen per bedrijf |
| EmployeeService.asmx | PersonalInfo_GetCurrent | Informatie van de werknemer |
| EmployeeService.asmx | Contract_GetAll | Contracten van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | Salary_GetAll_AllEmployeesByCompany | Alle salarissen van het bedrijf |
| EmployeeService.asmx | WageTax_GetCurrent | |
| EmployeeService.asmx | BankAccount_GetListCurrent | Bankrekening van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | Function_GetCurrent | Functie van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | HourComponentFixed_GetCurrent | Uren van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | Schedule_GetCurrent | Werkdagen van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | WageComponentFixed_GetCurrent | Looncomponenten vast van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | WageComponentVar_GetCurrent | Looncomponenten variabel van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | Salary_GetCurrent | Salarisgegevens van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | SVW_GetCurrent | Uwv status van de medewerker |
| EmployeeService.asmx | Address_GetListCurrent |
De stappen in BlueVi Inkomen
Stap 1: Administratiekantoor aanmaken
wanneer deze nog niet bestaat in BlueVi Inkomen Ga naar beheer/ administratie kantoor/ plusje (nieuw) zoals de afbeelding hieronder
Klik op het plus en voer de gegevens in waarvoor een rood driehoekje staat. Zoals de afbeelding hieronder
Sla de gegevens op door op de diskette (floppy disc) te klikken.
Stap 2: Koppeling invoeren
Klik op het tabblad 'koppelingen' van het administratiekantoor. Klik hier op het plusje om een nieuwe koppeling te configureren zoals de afbeelding hieronder
Voer de benodigde gegevens in van de koppeling. Kies het soort koppeling (in dit geval 'Nmbrs')
Gegevens die van belang zijn:
- Ontbrekende werknemer aanmaken
- Gebruiker
- Token
- Periodiek voor het halen of brengen
- Welke gegevens opgehaald moeten worden. De NMBRS API laat werknemer en salarisgegevens toe. Zet deze dus op ‘ja'.
Stap 3: Administratiekantoor koppelen aan organisatie
Ga naar de klant door hem op te zoeken met de zoekfunctie. Klik vervolgens op tabblad “instanties”.
Kies voor het administratiekantoor, zoek het betreffende kantoor en kies deze. Vervolgens de datum wanneer dit kantoor actief is voor deze relatie, bijvoorbeeld 01-01-2024.
Bij het toevoegen van het administratiekantoor bij de organisaties wordt een koppel icoon getoond in de vorm van een ketting. Groen: koppeling actief Oranje: koppeling mogelijk Rood: geen koppeling ingesteld/mogelijk
Stap 4: Een ticket indienen
Wanneer deze stappen gevolgd zijn dient u een ticket in te schieten via het supportsysteem van BlueVi Inkomen. De koppeling zal dan geactiveerd worden, na een laatste controle van de instellingen. De koppeling wordt elke avond gestart, zo zijn updates van gegevens altijd de volgende dag beschikbaar.
FAQ Veel voorkomende situaties
Het is mogelijk om de koppeling te testen via Beheer → Administratiekantoren → Koppelingen. Alles wat hier bij deze test te zien is, zijn gegevens die over komen via de koppeling. Alles wat bij de test niet te zien is, komt niet binnen bij BlueVi Inkomen. BlueVi kan alleen hulp bieden bij de gegevens die te zien zijn bij de test.
Gebruikers met beheerrechten kunnen de koppeling testen via het vink-icoon. Zie hieronder links op de pagina:
BlueVi Inkomen doet een aanvraag van gegevens bij NMBRS, dit kan even duren. Het resultaat komt op de volgende pagina:
De gegevens die hier te zien zijn, zijn de gegevens uit het gekoppelde systeem. Wanneer een regel wit is, is het een bekende medewerker of organisatie die gekoppeld is. Wanneer een regel blauw is, is het een medewerker die (nog) niet bekend is in BlueVi Inkomen.
Bestaande medewerkers matchen
Medewerkers worden gematcht op de volgende gegevens: Geboortedatum. Adres + postcode, Voorletters, Achternaam. Als er geen match bestaat met medewerkers in BlueVi Inkomen wordt een medewerker aangemaakt. De combinatie van gegevens moet exact hetzelfde zijn in beide systemen om een match te maken. Soms lijken gegevens hetzelfde op het oog, een computer is exact.
Medewerkers ontdubbelen
Wanneer een medewerker ‘dubbel’ aangemaakt wordt, zoals hierboven beschreven, kan de medewerker ontdubbeld worden. Het veld ‘Medewerker code extern systeem loonadministratie’ wordt gevuld met de code uit het gekoppelde systeem. Deze waarde moet gevuld worden bij de eerder bekende medewerker in BlueVi Inkomen. Zie hieronder:
Hierna kan de medewerker die aangemaakt is door de koppeling, verwijderd worden. Doe dit op het ‘Medewerkers’ tabblad bij de organisatie m.g.v. het prullenbak icoon. U ziet hier ook een groene ketting. De groene ketting laat zien dat een medewerker gekoppeld is.
Organisaties matchen
Organisaties worden gematcht op het KVK-nummer en de naam. Wanneer een organisatie niet gekoppeld lijkt te zijn, adviseren wij om het KVK-nummer als eerste te controleren in beide systemen.
Veel voorkomende fouten
Foutmeldingen die naar voren komen tijdens het testen zijn foutmeldingen die geproduceerd worden vanuit het externe systeem. BlueVi Inkomen geeft de externe foutmeldingen weer. Wij kunnen geen hulp bieden bij het oplossen van de foutmeldingen. De oplossing zal verwerkt moeten worden in het externe systeem. In dit geval NMBRS. Een foutmelding ziet er als volgt uit:
NMBRS Foutmeldingen
Onderstaande fouten zijn afkomstig uit NMBRS en we geven hier een kopie weer van de informatie die NMBRS geeft op hun website:
Fout: 1001 Invalid Authentication
Fout: 1002 Insufficient rights
Voor verdere informatie bij foutmeldingen vanuit een NMBRS API koppeling kunt u hier terecht:
Visma Nmbrs API – Nmbrs Sverige