Als licentiehouder van BlueVi Inkomen is het mogelijk om het salarispakket AFAS te koppelen. In deze handleiding worden de stappen beschreven die voltooid dienen te worden om de koppeling succesvol te implementeren.
De koppeling tussen AFAS en BlueVi Inkomen is gemaakt om gegevens uit AFAS over te halen naar BlueVi Inkomen. De gegevens die overgenomen worden zijn:
- Medewerkergegevens:
- Adresgegevens van de medewerker
- Contractgegevens van de medewerker
- Salarisgegevens van de medewerker
In deze handleiding wordt beschreven wat u in AFAS moet uitvoeren én wat u in BlueVi Inkomen moet instellen om de koppeling werkend te krijgen.
Instellingen in AFAS
De koppeling met AFAS werkt via vier zogenaamde get-connectoren die in AFAS geïmporteerd en geconfigureerd moeten worden. Deze connectoren worden door BlueVi aangeleverd als .gcn-bestanden:
VDD_PowerBI_MedewerkerDienstverband.gcnVDD_PowerBI_MedewerkerBerekendeGrondslagen.gcnVDD_PowerBI_MedewerkerLooncomponenten.gcnVDD_PowerBI_MedewerkerFormatieverdeling.gcn
Belangrijk: alle vier de connectoren zijn nodig. Laat er geen weg – ook niet als u denkt een bepaalde connector niet nodig te hebben. Een ontbrekende connector zorgt ervoor dat de koppeling niet (goed) werkt.
Stap 1 t/m 4: De get-connectoren importeren
Voer onderstaande stappen uit voor elk van de vier .gcn-bestanden.
- Ga in Profit naar Algemeen » Uitvoer » Beheer » GetConnector.
- Klik op Meer acties » Importeren.
- Klik op actieknop 1. Bestand en blader naar de bestandslocatie van de connector.
- Open het betreffende
.gcn-bestand en klik op Voltooien.
Controleer of de connector de juiste gegevens ophaalt:
- Dubbelklik op de geïmporteerde connector en klik op Volgende.
- Klik op Gegevens. Wanneer de ingestelde definitiegroep niet bestaat in uw AFAS-omgeving, kiest u een andere definitiegroep. Verander verder niets aan de velden.
- Klik op Volgende. U komt in het filter van de gegevensverzameling. Hier geeft u aan voor welke werkgevercode(s) de koppeling actief is. Klik op de selectieknop en kies de juiste werkgever(s).
- Klik op Voorbeeld om te controleren of de juiste gegevens worden opgehaald en daarna op Voltooien.
De connector
VDD_PowerBI_MedewerkerDienstverbandtoont standaard alle werknemers die in de afgelopen 365 dagen in dienst waren of nog in dienst zijn. Dit filter is desgewenst aan te passen.
Stap 5: Connector beschikbaar maken voor externe toegang (App connector)
Om de gegevens vanuit BlueVi Inkomen te kunnen uitlezen, maakt u in AFAS een App connector aan met een gebruikerstoken.
- Ga naar Algemeen » Beheer » App connector en klik op Nieuw.
- Geef als omschrijving bijvoorbeeld Veilig Digitaal Dossier op en selecteer de gebruikersgroep waarvan de gebruiker voor de gegevensuitwisseling lid is. Klik op Volgende.
- Voeg de get-connectoren toe: klik op Nieuw, filter op VDD en selecteer alle vier de connectoren. Klik op Voltooien.
- Ga naar Gebruikerstokens en klik op Nieuw. Kies de gebruiker en genereer een token.
Let op: de token wordt eenmalig getoond. Kopieer de token en bewaar deze op een veilige plaats. De gebruiker moet binnen AFAS de juiste leesrechten hebben. Geef deze gebruiker bewust niet te veel rechten, zodat de connector technisch nooit in uw database kan schrijven.
Stap 6: De koppeling testen in AFAS
U kunt de koppeling testen via https://connect.afas.nl/. Toegang tot dit portaal moet vooraf geregeld zijn.
- Selecteer REST/JSON.
- Vul bij AFAS Online member nr uw administratienummer in (5 cijfers) en plak de in stap 5 gegenereerde token.
- Kies Login with token.
- Selecteer de juiste connector en klik op Execute.
- Kies de weergave Tabular. De rijen met gegevens uit AFAS worden nu getoond.
Wanneer dit lukt, is de AFAS-zijde correct ingericht en kan de omgeving verder gekoppeld worden in BlueVi Inkomen.
Controlepunten salariskoppeling
Voor een werkende salariskoppeling moet in het salarispakket de bedrijfsnaam exact kloppen zoals deze ook in BlueVi Inkomen staat, inclusief de juiste schrijfwijze van “B.V.” (met puntjes).
Ook moet het KvK-nummer gevuld zijn.
Als dit niet juist is ingevuld, kan de koppeling niet (goed) tot stand komen.
De stappen in BlueVi Inkomen
Stap 1: Administratiekantoor aanmaken
Wanneer het administratiekantoor nog niet bestaat in BlueVi Inkomen: ga naar Beheer » Administratiekantoor » plusje (nieuw) en vul de verplichte gegevens in (de velden met een rood driehoekje). Sla de gegevens op via het diskette-icoon. Een administratiekantoor kan meerdere koppelingen hebben, druk daarom altijd op nieuwe koppeling. Wijzig de bestaande koppeling niet.
Stap 2: Koppeling invoeren
Klik op het tabblad Koppelingen van het administratiekantoor en klik op het plusje om een nieuwe koppeling te configureren.
- Soort koppeling: AFAS
- Gebruiker: het 5-cijferige AFAS Online member nr
- Token: de in AFAS gegenereerde token
- De URL hoeft niet ingevuld te worden; deze wordt voor AFAS standaard door de applicatie samengesteld.
Geef daarnaast aan dat zowel werknemer- als salarisgegevens opgehaald moeten worden, en stel in of ontbrekende werknemers automatisch aangemaakt moeten worden.
Stap 3: Administratiekantoor koppelen aan de organisatie
Zoek de betreffende klant op en klik op het tabblad Instanties. Kies het administratiekantoor en de datum waarop dit kantoor actief is voor deze relatie.
Bij het toevoegen van het administratiekantoor wordt een koppel-icoon getoond in de vorm van een ketting:
- Groen: koppeling actief
- Oranje: koppeling mogelijk
- Rood: geen koppeling ingesteld/mogelijk
Stap 4: Een ticket indienen
Wanneer deze stappen gevolgd zijn, dient u een ticket in te schieten via het supportsysteem van BlueVi Inkomen. De koppeling wordt dan, na een laatste controle van de instellingen, geactiveerd. De koppeling wordt elke avond gestart, zodat updates van de gegevens altijd de volgende dag beschikbaar zijn.
FAQ – Veelvoorkomende situaties
De meeste fouten ontstaan in AFAS, niet in BlueVi Inkomen. Onderstaande punten helpen de meest voorkomende problemen te voorkomen.
De koppeling testen
Test de koppeling altijd eerst in AFAS zelf via https://connect.afas.nl/ (zie stap 6). Hiermee controleert u of de connectoren de juiste gegevens opleveren vóórdat de koppeling in BlueVi Inkomen wordt geactiveerd.
Pas de connectoren niet aan
Wijzig de geleverde get-connectoren niet (bijvoorbeeld door velden te verwijderen of te wijzigen). Hierdoor werkt de koppeling niet meer goed. Moet er een veld bij of af, neem dan contact op met BlueVi.
Bestaande medewerkers matchen
Medewerkers worden gekoppeld op basis van een unieke code uit het salarissysteem. Bestaat die code nog niet, dan wordt gematcht op geboortedatum, adres + postcode, voorletters en achternaam. De combinatie van deze gegevens moet in beide systemen exact hetzelfde zijn om een match te maken. Soms lijken gegevens hetzelfde op het oog, maar is een computer exact (bijvoorbeeld voorletters met of zonder punt).
Is er geen match, dan wordt een nieuwe medewerker aangemaakt.
Medewerkers ontdubbelen
Wanneer een medewerker “dubbel” is aangemaakt, kan de medewerker ontdubbeld worden. Vul bij de eerder bekende medewerker in BlueVi Inkomen het veld Medewerker code extern systeem loonadministratie met de code uit het gekoppelde systeem. Verwijder daarna de dubbel aangemaakte medewerker via het prullenbak-icoon op het tabblad Medewerkers. Een groene ketting laat zien dat een medewerker gekoppeld is.
Organisaties matchen
Organisaties worden gematcht op het KvK-nummer en de naam. Wanneer een organisatie niet gekoppeld lijkt te zijn, adviseren wij om het KvK-nummer als eerste te controleren in beide systemen. Je kan in snel zien of een administratie goed gekoppeld is door het tabblad koppelingen te openen. Je ziet hier een lijst met blauwe test koppeling bedrijven en witte test bedrijven. Blauw is niet-gekoppeld en wit is gekoppeld. Medewerkers staan hier ook tussen, deze houden dezelfde kleuren aan maar deze kunnen ook grijs zijn wanneer ze niet in VDD bestaan en als een uitdienstdatum in het verleden ligt.
Veelvoorkomende fouten
Foutmeldingen die tijdens het testen naar voren komen, worden geproduceerd vanuit AFAS. BlueVi Inkomen geeft deze externe foutmeldingen weer. De oplossing moet verwerkt worden in AFAS. Veelvoorkomende oorzaken zijn:
- Onvoldoende rechten van de gebruiker in AFAS
- Een verkeerd of niet (volledig) geïmporteerde connector
- Een connector die handmatig is aangepast
- Het weglaten van één of meer van de vier connectoren