Voor werkgevers — Werkgeversportaal
Voorbeeld: U wilt personeelsgegevens automatisch synchroniseren vanuit Loket.nl naar BlueVi Inkomen, zodat mutaties niet handmatig ingevoerd hoeven te worden.
Als licentiehouder van BlueVi Inkomen koppelt u eenvoudig en snel uw salarisapplicatie Loket. Na het instellen van de koppeling worden medewerkergegevens automatisch elke nacht gesynchroniseerd tussen Loket en BlueVi Inkomen.
De koppeling instellen
- Log in op het BlueVi Inkomen portaal van uw organisatie en klik op het kettingsymbool.
- Kies Loket als salarisapplicatie.
- Log in met uw eigen inloggegevens van Loket.
- Klik op Toestaan om de koppeling te activeren.
- Controleer of de koppeling is geslaagd: een groen kettingsymbool met het Loket-logo bevestigt dat de koppeling actief is.
Wat wordt gesynchroniseerd?
Na het activeren van de koppeling synchroniseert BlueVi Inkomen de volgende medewerkergegevens vanuit Loket:
- NAW-gegevens (Naam, Adres, Woonplaats)
- Contractgegevens van medewerkers
- Vergoedingen van medewerkers
Automatische synchronisatie: De koppeling draait elke nacht automatisch. Gewijzigde gegevens worden verwerkt, nieuwe medewerkers worden toegevoegd bij indiensttreding en medewerkers worden uitgemeld bij uitdiensttreding.
FAQ — Veelgestelde vragen
Hieronder vindt u antwoorden op de meest voorkomende vragen en problemen bij de Loket-koppeling.
Het KVK-nummer van een organisatie moet uniek zijn — wat als dat niet zo is?
In BlueVi Inkomen is het KVK-nummer een unieke identificator per organisatie, net zoals in het officiële handelsregister van de Kamer van Koophandel. In Loket komt het voor dat meerdere organisaties hetzelfde KVK-nummer hebben — dit is een constructie die Loket toestaat, maar die niet geldig is in het handelsregister.
Heeft een organisatie in Loket een KVK-nummer dat ook al bij een andere organisatie in gebruik is, dan kan BlueVi Inkomen de import niet correct uitvoeren. De koppeling zal niet of onjuist werken voor die organisatie. Zorg er altijd voor dat elk KVK-nummer in Loket uniek is en overeenkomt met de officiële registratie in het handelsregister voordat u de koppeling instelt.
Ik zie de knop om Loket te koppelen niet — wat nu?
U beschikt waarschijnlijk over een werkgeversrol zonder koppelbeheer. De rol moet de rechten 'koppelbeheer werkgever' bevatten om de koppeloptie zichtbaar te maken. Neem contact op met uw systeembeheerder of BlueVi-contactpersoon om de juiste rol in te stellen.
Een medewerker is dubbel aangemaakt — hoe los ik dit op?
Bij de nachtelijke synchronisatie worden bestaande medewerkers gematcht op geboortedatum, adres en postcode, voorletters en achternaam. De combinatie van deze gegevens moet exact overeenkomen in beide systemen. Een klein verschil — een spatie extra, een afwijkend adres — is voor een computer al genoeg reden om geen match te maken, waarna een nieuwe medewerker wordt aangemaakt.
Loopt u tegen een dubbele medewerker aan? Vul dan bij de eerder bekende medewerker in BlueVi Inkomen het veld 'Medewerker code extern systeem loonadministratie' in met de code uit Loket. Hierna koppelt het systeem de medewerkers correct aan elkaar — zichtbaar via de groene ketting op het Medewerkers-tabblad bij de organisatie. De dubbel aangemaakte medewerker kunt u daarna verwijderen via het prullenbakicoon op datzelfde tabblad.
De koppeling haalt niet alle gegevens op — wat kan de oorzaak zijn?
Dit komt vaak door onvoldoende rechten in Loket. Als de API-rechten in Loket niet correct zijn ingesteld, kan BlueVi Inkomen bepaalde gegevens niet ophalen. Controleer of de Loket-gebruiker die aan de koppeling is gekoppeld de juiste API-rechten heeft, of neem contact op met uw BlueVi-contactpersoon.
Om de koppeling goed te laten werken heeft u in Loket.nl de volgende rechten nodig. De beheerder van uw Loket.nl gebruikersaccount kan deze instellen:
- Beheren en raadplegen BSN
- Raadplegen dienstverbanden
- Raadplegen div. vaste gegevens salarisverw.
- Raadplegen beloningen
De koppeling werkt niet meer — token verlopen?
BlueVi Inkomen vernieuwt het toegangstoken (refresh token) automatisch bij elke synchronisatie. Als er langere tijd geen import heeft plaatsgevonden, kan het token verlopen. In dat geval moet de koppeling opnieuw worden geautoriseerd via de stappen hierboven.
Er wordt geen organisatie gevonden in Loket — wat betekent dat?
Als BlueVi Inkomen geen overeenkomende organisatie (relatie) kan vinden in Loket, kan er niets worden geïmporteerd. Dit kan komen doordat de organisatie niet bestaat in Loket, of doordat de Loket-gebruiker geen rechten heeft op die specifieke relatie. Controleer de organisatienaam en rechten in Loket, of neem contact op met uw BlueVi-contactpersoon.
Wordt de datum in dienst bijgewerkt vanuit Loket?
Nee. BlueVi Inkomen neemt de datum in dienst eenmalig over bij de eerste import. Wijzigingen in de datum in dienst die daarna in Loket worden doorgevoerd, worden niet automatisch overgenomen. Pas deze datum indien nodig handmatig aan in BlueVi Inkomen.