Inleiding
In dit artikel wordt de werking en het beheer van de functionaliteit ‘Bewaartermijnen’ toegelicht. Met deze functionaliteit kunnen bewaartermijnen flexibel worden ingesteld, zodat per dossiertype kan worden bepaald wanneer een dossier in aanmerking komt voor verwijdering.
Werking van bewaartermijnen
Bewaartermijnen bepalen wanneer een dossier niet langer bewaard hoeft te blijven in BlueVi. Zodra een dossier buiten de ingestelde bewaartermijn valt, wordt het weergegeven in het overzicht ‘Bewaartermijnen’ in het casemanagementportaal.
Dossiers worden niet automatisch verwijderd wanneer de bewaartermijn verloopt. Het is de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke om de gegevens handmatig op te schonen en de betreffende dossiers te verwijderen. Wanneer een dossier wordt verwijderd, wordt het net als andere verwijderde gegevens permanent uit de database verwijderd.
Configuratie van bewaartermijnen
Beschikbare triggers
Je kunt specifieke triggers instellen om te bepalen wanneer dossiers verwijderd worden:
- Einde van het dienstverband
- Einde van een dossier
- Laatste bewerking
Tijdseenheden
Definieer de bewaartermijn door het aantal jaren op te geven dat een dossier bewaard moet blijven.
Flexibiliteit en toepassingsgebied
De afwijkende instellingen die in het Admin-portaal worden gemaakt, zijn van toepassing op alle bestaande en toekomstige dossiers waarvoor deze wijziging relevant is.
Stappen om bewaartermijnen in te stellen
- Log in op het Admin-portaal.
- Navigeer naar 'Basisgegevens'.
- Scroll naar beneden en selecteer 'Bewaartermijnen'.
- Wijzig per dossiertype de standaardinstellingen door zowel de termijn als de trigger aan te passen.
Door deze stappen te volgen, kun je eenvoudig de bewaartermijnen van dossiers beheren en aanpassen aan de specifieke behoeften van de organisatie.