Inleiding
In dit artikel worden de stappen beschreven voor het importeren en exporteren van werknemersgegevens binnen het werkgeversportaal. Dit proces vereenvoudigt het beheren van werknemersinformatie in BlueVi.
Belangrijke punten:
- Er is een specifieke template voor het importeren van werknemers.
- Alle verplichte velden moeten correct zijn ingevuld.
- De exportfunctie kan dienen als basis voor het invoeren van nieuwe werknemersgegevens.
Stappenplan/Oplossing
Importeren:
- Log in als gebruiker waarmee de rolinstelling 'Werkgever instellingen' actief is.
-
Navigeer naar 'Instellingen' (rechtsbovenin).
-
Ga naar 'Gegevensimport' en selecteer 'Werknemers'.
-
Download de template 'Werknemers import V2' (bestand: employees-v2.xlsx).
-
Open de template in software zoals Excel.
-
Vul de rijen met de benodigde werknemersgegevens in:
- Let op: Vul verplichte velden en, indien mogelijk, aanvullende velden in. De Werknemer unieke sleutel wordt automatisch gevuld.
- Vul de OE unieke sleutel in, te vinden onder Organisatorische eenheden. Voorwaarde om deze sleutel te zien is dat de rolpermissie 'Unieke sleutels weergeven - Organisatorische eenheden' onder Werkgever actief is.
- Verwijder geen kolommen en wijzig de opmaak niet.
- Zorg dat het bestand niet met een wachtwoord is beveiligd.
- Voor bepaalde velden zoals Geslacht en Nationaliteit zijn de opties vooraf gedefinieerd.
-
Sla het bestand op.
-
Klik op 'Bestand kiezen', selecteer het bestand en klik op 'Openen'.
-
Klik rechtsonder op 'Importeren' om de import te starten.
-
Controleer samenvatting van de import voor toegevoegde, bijwerkte of afgewezen rijen en eventuele foutmeldingen.
Exporteren:
- Log in als gebruiker waarmee de rolinstelling 'Werkgever instellingen' actief is.
- Navigeer naar 'Instellingen' (rechtsbovenin).
- Ga naar 'Gegevensexport' en selecteer 'Werknemers'.
- Klik rechtsonder op 'Exporteren' om de export te starten.
- Vind het exportbestand in de 'Downloads' map van je computer.
- De velden in het Excel-bestand kunnen worden aangepast en opnieuw worden geïmporteerd voor het doorvoeren van wijzigingen.
Voorbeeldscenario's:
- Bij een grote instroom van nieuwe werknemers kan de template worden gebruikt om alle informatie ineens te importeren, wat tijd bespaart.
- Exporteer gegevens om een overzicht van alle werknemersinformatie te krijgen, bewerk de nodige wijzigingen en importeer deze weer in het systeem.
Conclusie
Het importeren en exporteren van werknemers biedt een efficiënte methode voor het beheren van personeelsgegevens. Door te voldoen aan de opmaakvereisten en verplichte velden in te vullen, kan het proces soepel verlopen. Controleer altijd op eventuele foutmeldingen en corrigeer deze indien nodig in de template.