Inleiding
Dit artikel legt uit hoe je de verzuimgegevens van werknemers kunt importeren via het werkgeversportaal van BlueVi met behulp van het Excel-bestand "Verzuim import V1". Dit document kan worden gedownload vanaf dezelfde locatie als waar je het bestand later uploadt.
Vereisten voor het Excel-bestand:
- Indeling: De structuur van het bestand moet strikt worden nageleefd.
- Verplichte velden: De kolommen "Intern nummer" en "Eerste ziektedag" moeten ingevuld zijn.
- Wachtwoordbescherming: Het bestand mag niet wachtwoordbeveiligd zijn.
- Regel per item: Elke Excel-regel representeert één verzuimverloopregel (ziekmelding, gedeeltelijke of volledige herstelmelding). Let op: Ziekte- en herstelmelden kunnen niet op een en dezelfde regel staan.
- Chronologische volgorde: Meldingen moeten in de juiste volgorde worden ingevoerd.
- Limiet aan regels: Het bestand mag maximaal 250 regels bevatten.
Waar vind ik het Excel-bestand?
- Navigeren in het Portaal:
- Log in op het systeem. Klik rechts bovenin op het tandwieltje om naar "Instellingen" te gaan.
- Selecteer "Gegevensimport", en kies vervolgens "Verzuim" om via een Excel-bestand te uploaden.
- Downloaden van het sjabloon:
- Onder "Beschikbare sjablonen", rechts op het scherm, klik je het sjabloon aan om het automatisch te downloaden.
Toelichting van het Excel-bestand
- Intern nummer: Personeelsnummer van de medewerker, te vinden bij werknemersinformatie.
- Eerste ziektedag: De eerste dag van ziekte van de medewerker. Voor meer verzuimregels blijft deze consistent.
- Datum gemeld: Datum waarop het verzuim is gemeld.
- Datum wijziging ziekteverloop: Datum van wijziging in het ziekteverloop. Vul tot de herstelmelding.
- Datum herstel: Vul naast de kolom "Datum wijziging" ook "Datum herstel" in bij herstelmeldingen. "Percentage ziek" moet 0 zijn bij herstel.
- Ongevalcodes: Vul in bij ongevallen:
- 1: Privé
- 2: Privé met aansprakelijke
- 3: Arbeidsongeval
- 4: Arbeidsongeval met aansprakelijke
- 5: Combinatie
- 6: Onbekend
- Vangnetcodes: Vul in als van toepassing:
- 1: Beschikking
- 2: Bijzonder dienstverband
- 3: Ziek t.g.v. zwangerschap
- 4: Niet gespecificeerd
- 5: Ziek t.g.v. bevalling
- Percentage ziek: Geef het ziektepercentage; bij herstel 0 invullen.
Hoe importeer ik het Excel-bestand?
- Voorbereiding op de Import:
- Vul het Excel-importbestand zorgvuldig in zoals hierboven vermeld.
- Uitvoeren van de import:
- Ga naar "Instellingen", selecteer "Gegevensimport", en kies "Verzuim".
- Onder "Importsjabloon", selecteer het sjabloon "Verzuim import V1" dat je hebt gevuld.
- Klik op "Bestand kiezen" om je importsheet te selecteren.
- Selecteer de toepasselijke opties:
- Verzuim toevoegen: Voegt nieuw verzuim toe dat nog niet geregistreerd is.
- Verzuim wijzigen: Wijzigt bestaande verzuimregistraties met nieuwe gegevens uit de importsheet.
- Klik op "Importeren" rechtsonder om te uploaden. Wees geduldig als het lang duurt, het laden van de pagina kan enige tijd vergen.
- Importresultaten:
- Na het uploaden krijg je een overzicht van de resultaten. Groene regels duiden op een succesvolle import, terwijl rode regels wijzen op fouten. Zie onder "Bericht" voor meer details.
Resultaat in BlueVi
Na de import is het verzuimverloop van de medewerkers, zoals getoond in de voorbeeldimport, zichtbaar in BlueVi met alle actuele gegevens.